Ошибки при внедрении корпоративных порталов.

Требования к функциональности и возможностям корпоративного портала постоянно разрабатываются и увеличиваются. По нашим многолетним наблюдениям в процессе развития портала могут возникать множество затруднений. Прежде всего проблемные моменты проявляются в крупных компаниях, с развитой сетью филиалов. Обычно, в их региональных подразделениях уже установлены собственные порталы. Особо можно выделить вопросы, связанные с интеграцией уже существующих порталов с центральным корпоративным порталом и репликацией данных. С целью оптимизации затрат в некоторых компаниях центральные и региональные порталы инсталлируются на разных платформах. Филиалу для продуктивной работы достаточно иметь локальный сервис и собственный информационный ресурс. При этом локальный портал в идеале должен быть интегрируемым с разными системами. Важно учесть, что в такой ситуации риски внедрения увеличиваются.

На наш взгляд целесообразнее осуществлять проект небольшими этапами. Для начала достаточно запустить пробный или пилотный проект, затем постепенно расширять перечень необходимых сервисов. Практика показывает, что именно на этапах развития проекта достигается полное понимание возможностей современных технологий. Портал несет в себе полную автоматизацию бизнес-процессов компании, при этом сотрудники должны иметь доступ к нужным документам и приложениям. Обобщая наш опыт по внедрению корпоративных порталов в различных организациях, можно выделить серию важных моментов, которые мы осветим в данной статье.

Практически для любого проекта по внедрению корпоративной информационной системы типичные ошибки не чужды. Они возможны на всех этапах - при выборе, внедрении и дальнейшей эксплуатации системы. Зачастую заказчики неверно подходят к расчету стоимости владения корпоративным порталом.

Стоимость каких элементов входит в общую расчетную сумму всего проекта:
- платформа;
- разработка функционала;
- использование и развитие платформы.

Вариант использования бесплатной платформы существует, но при дальнейшем применении он требует определенных вложений.

Пренебрегать просчитыванием совокупной стоимости владения порталом не стоит. При этом важно учесть издержки на принятие пользователем данного функционала. Иногда полезно посмотреть на проект с ракурса обычного пользователя и создать понятный и простой в освоении корпоративный портал.

Для компании важно обозначить стратегию дальнейшего развития портала, которую необходимо разработать еще на этапе планирования проекта.

Специфические ошибки, часто встречающиеся при внедрении корпоративных порталов:

  1. Незаинтересованность проектом руководящего состава компании: полная мощь портала проявляется при условии, что его функциями будет пользоваться большинство сотрудников. При соблюдении данного условия развивается наиболее ускоренный обмен информацией, повышается прозрачность процессов. Только вовлеченность руководства организации в деятельность портала служит положительным примером для всего остального коллектива в работе с информационной системой.
  2. Нецелевое использование портала: например, создание на его базе бухгалтерской системы. В данном случае такое решение приведет к непредвиденным и пустым затратам. Наиболее эффективные результаты проявятся при взаимодействии портала с узкоспециализированными системами. Требуется обязательное определение основных приоритетов в тематической направленности корпоративного портала.
  3. Непривлекательность внешнего вида корпоративного ресурса: в 50% он должен привлекать пользователей своим дизайном.

Внедрение коллективного портала, самостоятельно произведенного на PHP-движках, не предусматривает дальнейшее развитие и масштабирование системы, тем более не рассчитан на решение интеграционных задач. Подобные информационные системы априори не имеют возможности работать в сфере новейших достижений в построении корпоративных порталов.

Как сделать корпоративный портал незаменимым помощником для сотрудников

Успех компании складывается из корпоративного духа и профессионализма сотрудников. Внедрение внутреннего корпоративного портала станет одним из результативных способов поднятия коллективного настроения. К сожалению, практика показывает, что наличие полезных функций в портале еще не гарантирует его успех среди сотрудников организации. Чтобы информационная система стала популярной, необходимо:

  1. Ознакомить сотрудников с корпоративным порталом, его основными функциями и задачами, которые он произведен решать. Обязательное обучение персонала с методами его эффективного использования будет иметь несомненный результат. Проведение презентации и донесение до сознания сотрудников степени важности и полезности данной системы гарантирует полный успех всего задуманного мероприятия.
  2. Постоянство и статичность информационного содержания портала, скорее всего, не заинтересует пользователей. Только периодическое обновление данных, т.е динамичность ресурса заставляет сотрудников проявлять к нему неподдельное внимание. К этому делу необходимо привлекать не одного или двух людей, параллельно занимающихся своей основной работой, а приоритетнее вариант, когда доступ к наполнению портала новостями получат несколько назначенных сотрудников или руководители отделов. Новостной блок как нельзя лучше отразит внутреннюю жизнь организации. Здесь можно разместить информации об акциях, ближайших событиях и о достижениях отдельных работников и в целом самой компании. Стратегически правильным решением будет назначение ответственных за наполнение главных разделов портала.
  3. Портал станет действительно полезным ресурсом, если в нем будет отражаться вся внутренняя информация, связанная с работой сотрудников. Персонал должен выяснить, что будет быстрее искать нужную информацию не в Интернете через поисковики, а отправить заявку с помощью портала.
  4. Коллективный ресурс должен нести в себе не только полезную информацию, но и стать местом для общения всех членов компании. Проведение семинаров, тренингов, различных акций еще более способствует сплочению людей, работающих в одной организации. Главными героями портала должны стать сотрудники, их жизнь и работа в данной компании.

Единого подхода к внедрению корпоративного портала не существует, можно сказать, что каждый выбирает свою методику и сценарий. Тем не менее, менеджмент и стратегию по развитию портала еще никто не отменял. Для каждой организации при внедрении корпоративной системы важно качественное планирование и привлечение компетентных специалистов либо взращивание внутренних профессионалов. Обеспечением эффективной внутренней коммуникации посредством портала в крупных компаниях обычно занимается менеджер по внутренним коммуникациям. Он налаживает общение между коллегами из разных департаментов, поддерживает и развивает корпоративную культуру. Спрос на таких специалистов постоянно растет и в данное время превышает предложение. По последним данным, на рынке управления персоналом менеджмент вновь делает упор на развитие корпоративной культуры.